Polityka prywatności i informacja RODO

Wersja z 13 października 2026 r., v1.2.

1. Kto odpowiada za dane

Administratorem danych przetwarzanych przez Pleofon jest Bryza Media Gracjan Jeschke, NIP PL5833495749.

W sprawach dotyczących prywatności, swoich praw oraz przetwarzania danych przez Pleofon możesz skontaktować się z nami pod adresem contact@pleofon.ai.

2. Najważniejsze informacje

Analiza montażowa wykonywana przez Pleofon odbywa się lokalnie na Twoim komputerze.

Przetwarzamy dane potrzebne do obsługi konta, licencji i dostępnych limitów, określoną telemetrię techniczną oraz informacje diagnostyczne.

Pleofon Improvement Program jest opcjonalny i domyślnie wyłączony. Żadne materiały nie są przesyłane do Programu, dopóki samodzielnie go nie włączysz. Odmowa udziału nie ogranicza funkcji Pleofona, nie zmienia limitów i nie wpływa na cenę.

Jeżeli włączysz Pleofon Improvement Program, Pleofon może przesyłać pełne audio źródłowe oraz informacje o decyzjach montażowych w celu trenowania, testowania i ulepszania modeli odpowiedzialnych za cięcie materiału.

Program możesz w każdej chwili wyłączyć w Ustawieniach. Wyłączenie zatrzymuje nowe wysyłki. Wcześniej przesłane materiały możesz osobno usunąć i wycofać zgodę na ich dalsze przetwarzanie za pomocą funkcji Usuń moje dane lub kontaktując się z nami.

3. Konto, licencja i działanie Pleofona

Konto i licencja

Przetwarzamy adres e-mail, identyfikator konta oraz informacje o aktywacji, rodzaju, statusie i ważności licencji. E-mail wykorzystujemy również do wysyłania linków logowania i wiadomości niezbędnych do obsługi konta oraz licencji.

Podstawą przetwarzania jest wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Identyfikator urządzenia i darmowy limit

Pleofon korzysta z sekretu zapisanego w systemie operacyjnym (macOS lub Windows), na podstawie którego tworzony jest identyfikator urządzenia. Po stronie serwera przechowujemy jego skrót.

Identyfikator służy do egzekwowania darmowego limitu przypisanego do komputera oraz zapobiegania jego obchodzeniu przez tworzenie kolejnych kont lub usuwanie konta.

Nie wykorzystujemy tego identyfikatora do śledzenia aktywności poza Pleofonem ani do reklamy.

Identyfikator oraz powiązany z nim licznik traktujemy jako dane osobowe, nawet jeżeli nie są połączone z adresem e-mail.

Podstawą przetwarzania niezbędnego do rozliczania bieżącego limitu jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Ograniczone przetwarzanie służące zapobieganiu obchodzeniu limitu opiera się na naszym prawnie uzasadnionym interesie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Liczniki użycia i telemetria

Przetwarzamy liczbę minut analizy wykorzystanych w bieżącym okresie oraz informacje potrzebne do ustalenia statusu limitu.

Pleofon może również przesyłać ograniczoną telemetrię techniczną, obejmującą identyfikator konta lub instalacji, rodzaj zdarzenia, jego czas, informacje o aktywacji licencji oraz informacje o krytycznych błędach.

Aby sprawdzać, jak Pleofon działa na różnych komputerach, aplikacja przesyła też informacje o konfiguracji komputera (system operacyjny, procesor, ilość pamięci i karta graficzna), wynik pomiaru wydajności wykonanego przy pierwszej analizie (który podzespół liczy szybciej i zmierzone czasy) oraz dla każdej analizy użyty model cięcia, tryb, długość materiału i czas analizy. Te informacje nie obejmują treści nagrań, nazw plików ani ścieżek do nich.

Telemetria służy utrzymaniu usługi, diagnozowaniu problemów oraz ocenie niezawodności aplikacji. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nie wykorzystujemy telemetrii do reklamy ani do tworzenia profili użytkowników na potrzeby marketingowe.

Błędy i sugestie

Jeżeli wyślesz zgłoszenie błędu lub sugestię z aplikacji, możemy otrzymać treść zgłoszenia, dane kontaktowe lub identyfikator konta oraz informacje techniczne dołączone do zgłoszenia.

Jeżeli zgłoszenie dotyczy realizacji usługi, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dodatkowa diagnostyka oraz analiza sugestii opierają się na naszym prawnie uzasadnionym interesie, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Wysłanie zgłoszenia nie włącza Pleofon Improvement Programu i nie oznacza zgody na wykorzystanie zgłoszenia lub załączonych materiałów do treningu modeli.

Aktualizacje i połączenia sieciowe

Podczas sprawdzania aktualizacji aplikacja przesyła informacje potrzebne do ustalenia właściwej wersji Pleofona. Serwer otrzymuje również adres IP połączenia.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz interes w utrzymaniu aktualności, bezpieczeństwa i poprawnego działania aplikacji.

4. Płatności

Płatności za Pleofon obsługuje Paddle.com Market Ltd jako Merchant of Record i odrębny administrator danych w zakresie obsługi zakupu, płatności, podatków i wystawiania dokumentów sprzedaży.

Nie otrzymujemy pełnego numeru karty ani jej kodu zabezpieczającego.

Otrzymujemy od Paddle informacje potrzebne do przypisania zakupu do konta, aktywacji licencji oraz obsługi subskrypcji.

Przetwarzanie danych potrzebnych do zapewnienia zakupionej licencji opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane, które jesteśmy zobowiązani zachować z powodu obowiązków prawnych, przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Paddle przetwarza dane znajdujące się pod jego kontrolą zgodnie z własną polityką prywatności.

5. Pleofon Improvement Program

Program jest dobrowolny

Pleofon Improvement Program jest domyślnie wyłączony.

Przy pierwszej konfiguracji aplikacji możesz zdecydować, czy chcesz do niego dołączyć. Włączenie wymaga Twojego aktywnego działania.

Brak zgody nie ogranicza funkcjonalności Pleofona, dostępnego limitu, możliwości korzystania z płatnego lub bezpłatnego planu ani ceny usługi.

Stan Programu możesz później dowolnie zmieniać w Ustawieniach. Możesz więc wyłączyć go przed pracą z materiałem, którego nie chcesz przekazywać, a następnie ponownie włączyć przy innym projekcie.

Jakie materiały otrzymujemy

Kiedy Program jest włączony, możemy otrzymywać:

• pełne audio źródłowe, również fragmenty później wycięte lub niewykorzystane,
• informacje o miejscach proponowanych cięć,
• informacje o tym, które cięcia zostały zaakceptowane, odrzucone lub przesunięte,
• dane techniczne niezbędne do powiązania materiału z odpowiadającymi mu decyzjami montażowymi.

Pełne nagranie jest potrzebne jako kontekst do oceny jakości decyzji montażowych.

Nazwy plików i zbędne metadane usuwamy lub zastępujemy, a materiałom nadajemy losowe identyfikatory. Zachowujemy jednak techniczne powiązanie umożliwiające odnalezienie materiałów przekazanych przez dane konto i ich późniejsze usunięcie.

Do czego wykorzystujemy materiały

Materiały przekazane do Programu wykorzystujemy wyłącznie do przygotowania danych, trenowania, dostrajania, testowania i oceny modeli odpowiedzialnych za analizę montażową, w szczególności za określanie miejsc cięć oraz fragmentów przeznaczonych do zachowania lub usunięcia.

Modele rozwijane w ten sposób mogą być wykorzystywane również w płatnych wersjach produktów Pleofona.

Podstawa prawna

Przetwarzanie danych osobowych użytkownika zawartych w materiałach przekazywanych do Pleofon Improvement Programu odbywa się na podstawie jego zgody, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Zgodę wyrażasz poprzez aktywne włączenie Programu po otrzymaniu informacji o jego działaniu.

Zgodę dotyczącą wcześniej przesłanych materiałów możesz w dowolnym momencie wycofać za pomocą funkcji Usuń moje dane lub kontaktując się z nami pod adresem contact@pleofon.ai.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy przed jej wycofaniem.

Czego nie robimy z materiałami

Nie wykorzystujemy materiałów przekazanych do Improvement Programu ani utworzonych z nich danych treningowych do:

• trenowania, dostrajania lub testowania generatywnej AI,
• syntezy lub klonowania głosu,
• generowania nowych wypowiedzi,
• identyfikacji biometrycznej osób,
• ustalania tożsamości rozmówców,
• wyszukiwania informacji o uczestnikach nagrania,
• łączenia uczestników z zewnętrznymi bazami danych,
• reklamy lub profilowania reklamowego.

Nie publikujemy nagrań ani zbiorów treningowych.

Podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu nie otrzymują prawa do trenowania własnych modeli na materiałach Pleofon Improvement Programu.

Dostęp człowieka do nagrań

Przetwarzanie materiałów jest przede wszystkim automatyczne.

Dostęp do odsłuchu mogą otrzymać wyłącznie upoważnione osoby zobowiązane do poufności, jeżeli jest to potrzebne do przygotowania lub sprawdzenia danych, oceny jakości działania modelu albo diagnozy problemu technicznego.

Dostęp do materiałów jest ograniczany i rejestrowany.

Materiały zawierające inne osoby

Włączenie Improvement Programu przez użytkownika nie stanowi zgody w imieniu innych osób słyszalnych lub w inny sposób możliwych do zidentyfikowania w materiale.

Przed przekazaniem takiego materiału użytkownik potwierdza, że:

• jest uprawniony do przekazania materiału Pleofonowi w opisanym celu,
• osoby, których dane znajdują się w materiale, zostały poinformowane o przetwarzaniu danych przez Pleofon i celu Pleofon Improvement Programu,
• osoby te wyraziły zgodę na takie przetwarzanie, jeżeli zgoda stanowi jego podstawę,
• osoby te otrzymały dostęp do niniejszej informacji o prywatności lub równoważnych informacji wymaganych przez RODO.

Źródłem danych takich osób jest użytkownik przekazujący materiał.

Osoba występująca w materiale nie musi posiadać konta Pleofon, aby skorzystać ze swoich praw. Może skontaktować się bezpośrednio z nami pod adresem contact@pleofon.ai.

Jeżeli potrzebujemy dodatkowych informacji do odnalezienia konkretnego materiału, możemy poprosić o informacje pozwalające go zidentyfikować. Nie wymagamy od osoby podawania danych, które nie są potrzebne do realizacji jej żądania.

Szczególne kategorie danych

Nagranie może ujawniać dane szczególnych kategorii, na przykład informacje dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego, przekonań religijnych, poglądów politycznych, przynależności do związku zawodowego, życia seksualnego lub orientacji seksualnej.

Jeżeli materiał przekazywany do Programu zawiera takie dane, ich przetwarzanie wymaga spełnienia dodatkowych warunków wynikających z art. 9 RODO.

Jeżeli podstawą jest zgoda, musi ona wyraźnie obejmować przetwarzanie takich danych przez Pleofon w celu Pleofon Improvement Programu.

Materiałów zawierających dane dotyczące wyroków skazujących lub naruszeń prawa, o których mowa w art. 10 RODO, nie należy przekazywać do Improvement Programu, chyba że ich przetwarzanie zostało wcześniej indywidualnie uzgodnione z Pleofonem i istnieje odpowiednia podstawa prawna.

6. Wyłączenie Programu i wycofanie zgody

Wyłączenie Programu

Wyłączenie Pleofon Improvement Programu zatrzymuje nowe wysyłki materiałów, w tym wysyłki oczekujące na rozpoczęcie.

Nie usuwa automatycznie materiałów przekazanych wcześniej.

Dzięki temu możesz tymczasowo wyłączyć Program dla konkretnego projektu bez usuwania danych przekazanych wcześniej z innych projektów.

Wycofanie zgody dotyczącej wcześniejszych materiałów

Jeżeli nie chcesz, aby wcześniej przekazane materiały były dalej przetwarzane w ramach Programu, wybierz Ustawienia, Pleofon Improvement Program, Usuń moje dane albo napisz na contact@pleofon.ai.

Traktujemy takie żądanie jako wycofanie zgody na dalsze przetwarzanie objętych nim danych w ramach Improvement Programu.

Po otrzymaniu żądania blokujemy materiały przed dalszym wykorzystaniem do nowych operacji treningowych i rozpoczynamy ich usuwanie z aktywnych systemów oraz systemów naszych procesorów.

Kopie zapasowe są usuwane zgodnie z cyklem ich retencji i do tego czasu pozostają wyłączone ze zwykłego wykorzystania. Jeżeli kopia zostanie odtworzona, ponownie stosujemy do niej zarejestrowane żądanie usunięcia.

Usunięcie danych Improvement Programu nie usuwa Twojego konta, licencji, lokalnych projektów ani bieżącego licznika użycia.

7. Wytrenowane modele

Nagrania źródłowe, dane przygotowane do treningu oraz parametry wytrenowanego modelu są różnymi elementami systemu.

Usunięcie nagrania i danych treningowych nie oznacza automatycznego cofnięcia jego statystycznego wpływu na model wytrenowany wcześniej.

Modele Pleofona objęte Improvement Programem służą do podejmowania decyzji montażowych. Nie służą do generowania lub odtwarzania mowy.

Oceniamy, czy dany model zawiera dane osobowe, na podstawie jego budowy, sposobu treningu oraz realnej możliwości identyfikacji osoby albo wydobycia dotyczących jej danych.

Jeżeli model nie zawiera danych osobowych dotyczących osoby składającej żądanie, samo usunięcie materiału źródłowego nie wymaga usunięcia statystycznego wpływu tego materiału z parametrów modelu.

Jeżeli model zawierałby dane osobowe objęte żądaniem, stosujemy odpowiednie środki również wobec modelu.

8. Dostawcy i przekazywanie danych poza EOG

Korzystamy z dostawców potrzebnych do działania Pleofona.

Cloudflare

Cloudflare, Inc. zapewnia część infrastruktury sieciowej i serwerowej oraz przechowywanie materiałów Improvement Programu.

Materiały treningowe przechowujemy w Cloudflare R2 z zastosowaniem ograniczenia jurysdykcji do Unii Europejskiej.

Cloudflare może przetwarzać określone dane techniczne, dotyczące obsługi lub bezpieczeństwa również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do transferu wymagającego zabezpieczeń na podstawie rozdziału V RODO, stosowane są odpowiednie mechanizmy przewidziane w umowie powierzenia, w tym standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Resend

Resend obsługuje dostarczanie wiadomości e-mail, w tym linków logowania.

Dane przetwarzane przez Resend mogą być przechowywane w Stanach Zjednoczonych. Transfery z EOG są zabezpieczane zgodnie z mechanizmami opisanymi przez Resend, w tym standardowymi klauzulami umownymi oraz, gdy ma zastosowanie, EU-US Data Privacy Framework.

Paddle

Paddle.com Market Ltd jest odrębnym administratorem w zakresie obsługi płatności. Paddle może przetwarzać dane w różnych państwach zgodnie z własną polityką prywatności i stosowanymi mechanizmami transferu.

Podmioty działające jako nasi procesorzy przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie w zakresie powierzonych im zadań.

Dane mogą zostać udostępnione również właściwym organom publicznym, jeżeli wymagają tego obowiązujące przepisy.

Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń transferu oraz ich kopię możesz uzyskać, kontaktując się z nami na contact@pleofon.ai.

9. Jak długo przechowujemy dane

Stosujemy następujące okresy lub kryteria przechowywania:

• konto i bieżąca licencja: przez czas istnienia konta i obsługi wynikających z niego uprawnień,
• materiały Pleofon Improvement Programu i powiązane dane treningowe: do momentu wycofania zgody, zakończenia Programu albo wcześniejszego stwierdzenia, że nie są już potrzebne; co najmniej raz w roku oceniamy dalszą potrzebę ich przechowywania,
• licznik wykorzystania darmowego planu i powiązany identyfikator przeciw nadużyciom: do końca okresu, którego dotyczy zużycie,
• informacje o ostatniej aktywności, aktywacji i błędach: nie dłużej niż rok,
• zgłoszenia i diagnostyka: nie dłużej niż rok, chyba że dłuższe zachowanie jest potrzebne do prowadzenia konkretnej sprawy,
• logi sieciowe, aktualizacyjne i bezpieczeństwa: nie dłużej niż rok,
• dane transakcyjne znajdujące się po stronie Pleofona: nie dłużej niż rok, z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać dłużej na podstawie obowiązujących przepisów,
• dokumentacja realizacji praw osób i niezbędnej rozliczalności: przez okres potrzebny do wykazania prawidłowej realizacji obowiązków.

Po usunięciu konta ograniczony zapis identyfikatora urządzenia i bieżącego wykorzystania może pozostać do końca okresu rozliczania darmowego limitu. Nie wykorzystujemy tego wyjątku do zachowania nagrań, danych Improvement Programu ani dodatkowej telemetrii.

10. Usunięcie konta

Jeżeli chcesz usunąć konto i dotyczące Cię dane, napisz na contact@pleofon.ai.

Żądanie może obejmować konto, dane licencji, telemetrię, zgłoszenia oraz dane Pleofon Improvement Programu.

Możemy zachować tylko te informacje, dla których istnieje odrębna podstawa prawna dalszego przetwarzania, w szczególności ograniczony zapis służący egzekwowaniu bieżącego darmowego limitu, dane wymagane przez prawo albo dokumentację potrzebną do wykazania realizacji obowiązków prawnych.

Jeżeli zachowujemy część danych po realizacji żądania, poinformujemy o zakresie, podstawie i przewidywanym okresie ich dalszego przechowywania.

Usunięcie konta nie usuwa projektów ani materiałów znajdujących się lokalnie na Twoim komputerze.

Dane, których administratorem jest Paddle, podlegają procedurom Paddle.

11. Twoje prawa

W zakresie przewidzianym przez RODO masz prawo:

• uzyskać informację o przetwarzaniu swoich danych oraz dostęp do nich,
• otrzymać kopię danych,
• żądać sprostowania danych,
• żądać usunięcia danych,
• żądać ograniczenia przetwarzania,
• skorzystać z prawa do przenoszenia danych, jeżeli spełnione są jego warunki,
• wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie oparte na zgodzie.

Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Jeżeli Twoje dane znalazły się w nagraniu przekazanym przez innego użytkownika, możesz skorzystać ze swoich praw bez posiadania konta Pleofon.

Jeżeli nie jesteśmy w stanie odnaleźć Twoich danych na podstawie informacji, które posiadamy, możemy poprosić o dodatkowe informacje umożliwiające ich zidentyfikowanie. Nie gromadzimy dodatkowych danych wyłącznie po to, aby móc identyfikować wszystkie osoby występujące w materiałach treningowych.

Na żądania odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w terminie miesiąca. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące. O przedłużeniu i jego przyczynach poinformujemy w pierwszym miesiącu.

Możesz również złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołują skutki prawne lub w podobnie istotny sposób na Ciebie wpływają w rozumieniu art. 22 RODO.

Automatyczne rozliczanie limitu i kontrola aktywacji są elementami technicznego działania usługi. Jeżeli ich wynik jest błędny, możesz skontaktować się z nami w celu jego wyjaśnienia.

13. Osoby niepełnoletnie

Pleofon nie jest kierowany do użytkowników poniżej 16 roku życia i nie zbieramy świadomie ich danych jako użytkowników aplikacji.

Materiały przetwarzane przez użytkownika mogą zawierać dane osób niepełnoletnich. Użytkownik odpowiada za posiadanie wymaganych praw i zgód przed przekazaniem takiego materiału do Pleofon Improvement Programu.

14. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru przetwarzanych danych, w tym ograniczenia dostępu, kontrolę uprawnień oraz zabezpieczenia transmisji i infrastruktury.

Dostęp do materiałów Pleofon Improvement Programu jest ograniczony do osób i systemów, które potrzebują go do realizacji opisanych w tej polityce celów.

15. Zmiany tej polityki

Możemy aktualizować tę politykę w związku ze zmianami Pleofona, infrastruktury lub obowiązujących przepisów.

O istotnych zmianach dotyczących sposobu przetwarzania danych poinformujemy w aplikacji lub e-mailem przed ich wejściem w życie, gdy jest to wymagane lub uzasadnione charakterem zmiany.

Zmiana polityki nie rozszerza wstecznie zgody udzielonej na Pleofon Improvement Program.

Jeżeli chcielibyśmy wykorzystać wcześniej zebrane materiały do nowego celu, który wymaga odrębnej zgody, poprosimy o nią przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.